Vad ska man tänka på vid ett videomöte?
Ha bra ljud!
Head-set är bäst för att bakgrundsljud ska selekteras bort. Glöm inte att kika på inställningar så att du är säker på att rätt mic väljs. Kan vara bra att mutea sig själv när du inte pratar.
Ha på kameran!
Ansiktsuttryck och kroppsspråk är viktiga delar av hur vi pratar. Då får personen som håller i mötet en bekräftelse att deltagarna lyssnar och är engagerade. Det är trevligare att se personers ansikten, däremot kan stora videokonferenser begränsa detta. Är man obekväm att ha på kameran kan detta vara något att öva på, eftersom att det gör mötet mer levande.
Tips: Få upp datorn på en höjd så att du filmar ditt ansikte på trevligast sätt alternativt, köp en web-kamera som du kan placera på passande plats. Detta kan även vara bra för hållning, vilket bidrar till hur länge du orkar vara fokuserad. Låt även datorn stå på något stabilt för att undvika att kameran rör på sig. Bygg ett stabilt arbetsbord med det du har hemma.
Det är positivt om ljuset kommer framifrån. För att underlätta be några kollegor ansluta tidigt med kamera - då känner resterande den förväntan också. Skriv i ett mejl inför mötet att du förväntar dig att deltagarna har på kameran.
Förbered dig och deltagarna
Skicka ut tydlig information inför mötet och meddela att du kommer ansluta lite tidigare och att den möjligheten finns för de som vill (det kan minska nervositet vid nya program).
För att mötet ska flyta på så bra som möjligt:
Det hackar!
Märker du att andras kamerabilder stannar upprepade gånger och att deras ljud hackar, då kan det bero på deras eller din internetuppkoppling. Verkar det vara fler personer som märker av något, är det inte ditt internet. Om det verkar vara hos dig: Sätt dig närmare routern/koppla in en sladd för att få snabbare internetuppkoppling. Om du redan gjort detta kan du stänga av din kamera, prioritera ljud framför kamera.
Dress code och bakgrundsbild?
Fundera på vilken bakgrund du har och vilka kläder du har på dig. Välj gärna något som inte drar uppmärksamhet till sig, utan snarare åt dig. I flera digitala mötesverktyg finns möjligheten att använda inbyggda bakgrundsbilder, eller skapa egna - om du använder en egen bakgrundsbild, tänk på att den blir spegelvänd.
Presentera andra?
Det är ofta trevligt att veta vilka som är med i video-mötet. Ett tips kan vara att bara presentera gruppen om det är ett en-siffrigt antal personer. Annars kan det vara en bra idé att skriva i chatten. Ge då tydliga instruktioner om vad alla ska skriva i chatten.
Hur fördelar man ordet?
I vissa program kan man “räcka upp handen” men annars kan man skriva i chatten “Namn har en fråga”, så kan ordet fördelas lättare. Är mötet större kan det vara bra att ha en kollega med sig som hjälper personen som presenterar att berätta vad som händer i chatten, mutea andra personer om de verkar ha missat att deras ljud är på och stör mötet samt accepterar personer som vill delta i mötet.
Nytt program som jag inte kan!
Ha ett testmöte och få bekräftat att ljud och kamera fungerar. Kolla även olika funktioner, och bli bekväm med programmet. Observera att Skype och Skype for business inte är samma sak.
Hur har man bra möten?
- Korta "pass" med pauser med rörelse, "polls", "lek" däremellan.
- Ha en plan.
- Få in aktiva pauser.
